Privacybeleid

De verwerkingsverantwoordelijke is Twostack, uitgever van Certilio, waarvan de volledige identiteit — benaming, rechtsvorm, ondernemingsnummer, zetel — in de wettelijke vermeldingen staat. U bereikt haar op bonjour@certilio.be — voor een vraag over dit document, om een recht uit te oefenen, of om een gegeven te melden dat er niet hoort te staan.

Het ondernemingsnummer en het adres van de maatschappelijke zetel zijn nog niet gepubliceerd. Artikel 13 van de AVG vraagt ons ze hier te geven, en artikel XII.6 van het Wetboek van economisch recht ze permanent toegankelijk te maken: de publicatie ervan loopt en deze sectie wordt aangevuld zodra ze er zijn. Ondertussen is het e-mailadres hierboven de contactweg, en het wordt gelezen.

Twostack heeft geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld. Uw verzoeken komen dus rechtstreeks terecht bij het team dat het platform uitbaat, en dat team antwoordt u.

De AVG onderscheidt wie over een verwerking beslist — de verwerkingsverantwoordelijke — van wie ze voor zijn rekening uitvoert — de verwerker. Op Certilio is Twostack nu eens de ene, dan weer de andere, naargelang het gegeven waarover het gaat. Dat is geen juristensubtiliteit: het bepaalt bij wie u een verzoek indient.

Bent u een particulier die een certificaat op Certilio heeft besteld, dan loopt uw contract met de certificateur, niet met ons. Certilio is het gereedschap waarmee hij werkt. Om een adres, een telefoonnummer of een gegeven uit uw dossier te corrigeren, schrijft u naar de certificateur die uw opdracht heeft aangenomen — zijn naam en adres staan op de e-mails die u hebt ontvangen. Weet u niet bij wie u moet zijn, schrijf ons dan: wij geven u zijn naam en bezorgen hem uw verzoek, maar wij antwoorden niet in zijn plaats. De beslissing komt hem toe.

De tabel hieronder somt alles op wat in het platform binnenkomt, en waar het vandaan komt. Ze zegt niet wie erover beslist: raadpleeg de tabel van de twee rollen om te weten of een categorie onder ons valt of onder de beroepsbeoefenaar die ze heeft ingevoerd.

Certilio verzamelt geen enkel locatiegegeven van uw toestel, leest geen enkel adresboek en koopt geen enkel contactenbestand.

Certilio houdt een kopie bij van het openbaar register van de erkende EPB-certificateurs dat de Waalse Overheidsdienst publiceert. Ze draagt 2 666 met naam genoemde beroepsbeoefenaars. U hebt ons niets bezorgd: artikel 14 van de AVG verplicht ons u dus langs een andere weg te informeren, en dat doet deze sectie.

Uit deze lijst wordt geen enkele pagina gepubliceerd

Dat is het punt dat telt, en wij zeggen het voor al de rest. Een pagina van een certificateur bestaat op Certilio alleen als de beroepsbeoefenaar ze zelf heeft aangemaakt of opgeëist. Uit deze lijst wordt niets afgeleid: geen fiche, geen gids, geen pagina op uw naam. Ze is evenmin doorzoekbaar: niemand kan er een naam, een gemeente of een nummer in opzoeken om te zien wat ze bevat.

Wat ze bevat, en waarvoor ze dient

Ze neemt vier kolommen van het SPW-register over: naam, voornaam, vennootschapsbenaming en erkenningsnummer. Geen e-mailadres, geen telefoon, geen straatadres — die dienen niet voor wat ze doet, en ze staan er dus niet in. De postcode en de gemeente stonden er tot 3 september 2026 in: niets las ze, ze zijn verwijderd.

Ze dient voor één ding: nagaan of een erkenningsnummer dat bij de inschrijving wordt opgegeven, wel overeenkomt met de naam die de SPW ernaast publiceert. Zonder die controle zou om het even wie het nummer van een echte certificateur kunnen nemen — het register is openbaar en geeft naam en nummer naast elkaar — en zich op het platform voor hem kunnen uitgeven. Zolang de koppeling mislukt, kan de publieke pagina niet gepubliceerd worden; het account zelf blijft open.

De rechtsgrond, en waarom hij standhoudt

Het gerechtvaardigd belang, artikel 6, lid 1, f) van de AVG. Die grond wordt niet ingeroepen, hij wordt aangetoond. Hier is de afweging, opgebouwd rond dezelfde vijf vragen als die van de vijf andere verwerkingen die Certilio op het gerechtvaardigd belang steunt.

Hoe lang, en hoe u bezwaar maakt

De lijst wordt elke week met de site van de SPW vergeleken, en alleen de verschillen worden weggeschreven. Een rij die niet in de nieuwe ophaling staat, wordt meteen verwijderd: schrapt de SPW u uit haar register, dan verdwijnt u binnen de zeven dagen uit het onze, zonder dat iemand hoeft tussen te komen. De vermelding « erkenning gecontroleerd » valt dan onmiddellijk van uw pagina; de pagina zelf blijft dertig dagen online, de tijd om een fout in de ophaling recht te zetten, en gaat daarna offline. Duikt uw erkenning intussen weer op, dan komt de vermelding vanzelf terug.

Het bezwaar wordt per e-mail gevraagd: schrijf naar bonjour@certilio.be met uw erkenningsnummer. Er is geen knop, en wij schrijven er geen die niet bestaat. Uw rij wordt dan verwijderd en uw nummer op een uitsluitingslijst gezet die de wekelijkse ophaling respecteert: ze komt bij de volgende ophaling niet terug. Eén ding om te weten voor u iets vraagt, en het blijft gelden zolang u er niet op terugkomt — zonder uw rij kan een account op uw naam zijn erkenning niet meer laten controleren, en dus geen pagina meer publiceren op Certilio.

De AVG verbiedt een gegeven te verwerken zonder een bij naam genoemde rechtsgrond. Hier is de onze, verwerking per verwerking.

Van de zesentwintig e-mails die het platform kan versturen, zijn er zeven regelbaar: bericht in het postvak, opdracht aangemaakt, afspraak vastgelegd, certificaat geleverd, uitnodiging om een beoordeling te schrijven, factuur uitgereikt, herinnering bij een factuur. De andere vertrekken hoe dan ook, omdat ze de informatie dragen zonder welke de gevraagde handeling niet lukt: uitnodigingen om bij een organisatie aan te sluiten of met een certificateur te werken, oproepingen voor een bezoek, vragen en herinneringen om een dossier aan te vullen gericht aan een eigenaar of een bewoner, e-mails van de opleidingsmodus. Wilt u dat een daarvan stopt, schrijf ons.

Twee verwerkingen steunen op uw toestemming, en geen van beide verloopt via een aankruisvakje. Bij een beoordeling is de toestemming het versturen van het formulier: u komt binnen via een link die alleen bestaat omdat een opdracht geleverd is, u kiest een score, u schrijft wat u wilt, u geeft de naam die ernaast getoond wordt, en de knop zegt « Mijn beoordeling publiceren ». Dat is een duidelijke actieve handeling in de zin van artikel 4, lid 11 van de AVG — geen stilzwijgen, geen voorgekruist vakje — en niets hangt van dat versturen af: niet antwoorden heeft geen enkel gevolg voor uw opdracht, die al geleverd is. Bij de wachtlijst is de toestemming de bevestiging per e-mail, zodat niemand het adres van iemand anders kan inschrijven. In beide gevallen loopt de intrekking via een e-mailadres en niet via een knop. Artikel 7, lid 3 wil dat een toestemming even makkelijk ingetrokken wordt als ze gegeven is, en dat is hier nog niet het geval. Wij schrijven het liever op.

De verwerkingen die de certificateur of het agentschap op hun eigen dossiers voeren, staan niet in deze tabel. Zij bepalen er het doeleinde en de rechtsgrond van, en wij voeren ze uit. Zie de verwerkersovereenkomst.

Zes verwerkingen van Certilio steunen op artikel 6, lid 1, f). Dat artikel vraagt het nagestreefde belang tegen uw rechten af te wegen, en het resultaat te kunnen tonen. Elke verwerking wordt dus volgens dezelfde vijf vragen gewogen. Die van de kopie van het SPW-register staat hierboven, op de plaats waar die verwerking beschreven wordt. Hier zijn de vijf andere.

Het logboek van de gevoelige handelingen, en de verwijzing die u overleeft

Waarom vierentwintig maanden, en niet meer. Het risico dat deze verwijzing dekt, is de betwisting van een certificaat, en een EPB-certificaat geldt tien jaar in ons naslagwerk: het geschil kan dus lang daarna komen. Wij hebben geen tien jaar genomen. Twee jaar dekken de periode waarin een betwisting zowel frequent als documenteerbaar is, en laten late geschillen bewust zonder antwoord van onze kant — dat is een afweging in uw voordeel, en ze kost iets aan de organisatie die u verlaat. De telling begint op de dag van uw vertrek, niet op de dag van de handeling: geteld vanaf de handeling wiste ze de verwijzing al de eerstvolgende nacht voor wie lang daarna vertrok, en liet ze twee volle jaren staan voor wie de dag nadien vertrok.

De prijsbarometer

Eén woord vóór de afweging, want het verandert wie waarvoor instaat. De prijzen die de barometer aggregeert, komen uit opdrachten die Twostack elders als verwerker behandelt, voor rekening van de certificateurs. Door ze te aggregeren voor een doeleinde dat ze alleen heeft gekozen, stapt ze uit die rol: artikel 28, lid 10 van de AVG zegt dat een verwerker die zelf het doeleinde van een verwerking bepaalt, daarvan de verwerkingsverantwoordelijke wordt. Twostack is dat dus voor de barometer, en alleen daarvoor. Daarom wordt hij hier gewogen, in dit document, en niet in de verwerkersovereenkomst, die hem noemt en hiernaar verwijst.

De besteltoepassing die een agentschap op zijn eigen site plaatst

De opvolging van de technische fouten

De tellers die misbruik afremmen

Eén zwak punt, en het ligt aan onze kant. Deze twee tabellen hebben geen enkele automatische opruiming: de rij van een account of van een afdruk blijft staan zolang niemand ze met de hand verwijdert. De opslagbeperking die artikel 5, lid 1, e) eist, wordt dus niet door het product gedragen maar door een tussenkomst — en wij schrijven dat hier op, net als in de tabel met de bewaartermijnen, in plaats van een termijn aan te kondigen die niet bestaat. Bij de erkenningsoplossing draagt de rij uw account en kan ze verwijderd worden: schrijf ons. Bij het aansluiten bij een klas zouden wij de uwe niet kunnen terugvinden, en dat is precies de keerzijde van de afdruk — wat haar onbruikbaar maakt tegen u, maakt haar ook onvindbaar voor ons.

Zes verwerkingen hierboven steunen op het gerechtvaardigd belang: de kopie van het SPW-register, de besteltoepassing van een agentschap, de prijsbarometer, de opvolging van de technische fouten, het logboek van de gevoelige handelingen en de tellers tegen misbruik. Elk ervan wordt afzonderlijk gewogen. Artikel 21 van de AVG laat u toe daartegen op elk ogenblik bezwaar te maken, om redenen die met uw bijzondere situatie te maken hebben. Wij moeten dan ofwel stoppen, ofwel een dwingende reden aantonen die zwaarder weegt — en die redenering vertrekt van de gepubliceerde afweging, niet van een argument dat voor de gelegenheid geschreven is.

De weg is voor alle zes dezelfde: schrijf naar bonjour@certilio.be met vermelding van welke u bedoelt. Geen ervan heeft een bezwaarknop in het product, en dat zeggen wij liever. Wij antwoorden binnen de maand, en wij zeggen u wat wij doen in plaats van u een ontvangstbevestiging terug te sturen.

Certilio verkoopt geen enkel gegeven, verhuurt geen enkel bestand, voert geen gerichte reclame en verkoopt uw contacten, uw volumes en uw prijzen niet door.

De personen

• De leden van uw eigen organisatie, volgens hun rol. Elke tabel van de databank draagt een beveiligingsregel op het niveau van de rij: een certificateur ziet alleen zijn gegevens, een agentschap alleen de opdrachten die het heeft geplaatst.
• De certificateur of het agentschap tegenover u, voor wat een gedeelde opdracht aangaat.
• De opleider van een klas in de opleidingsmodus, voor zijn studenten: hij krijgt de naamlijst van zijn klas, de datum waarop elk is aangesloten, de datum van zijn laatste activiteit en de behaalde mijlpalen, plus één keer per week een samenvatting die de stilgevallen studenten bij naam noemt. Niets uit de inhoud van hun ruimten, geen adres, geen bedrag.
• Het systeem van een derde waarvoor een organisatie een toegangssleutel heeft aangemaakt — meestal haar makelaarssoftware. Het krijgt, voor de opdrachten van die organisatie, de naam van de contactpersoon, het adres van het pand, het type, de status, de prijs, en de opvolglink. Die link opent de opvolgpagina zonder account: hem aan een systeem geven, is het geven wat de pagina toont.
• Het team van Twostack, wanneer het op een account moet ingrijpen. Een accountovername door een beheerder laat een spoor op naam na in het logboek van de gevoelige handelingen.

De technische dienstverleners die werkelijk aangesloten zijn

Andere diensten staan in de code maar zijn tot vandaag nergens op aangesloten, en ontvangen dus geen enkel gegeven: het versturen van sms-berichten, de inning door de certificateur bij zijn eigen klanten, de routeberekening, en de connectoren naar de makelaarssoftware Whise, SweepBright en Omnicasa. Dit document wordt bijgewerkt voor ook maar een van hen wordt geactiveerd.

De kaart van de publieke pagina's

De zonekaart op de pagina van een certificateur laadt haar achtergrondkaarten rechtstreeks bij MapTiler, in uw browser. Uw IP-adres is dus zichtbaar voor MapTiler, zonder langs onze servers te passeren en zonder dat wij het anders kunnen verhinderen dan door de kaart weg te halen. Geen enkel ander gegeven wordt aan MapTiler doorgegeven.

De besteltoepassing op de site van een agentschap

Een agentschap kan op zijn eigen site een pagina van Certilio tonen met de certificateurs waarmee het werkt. Die pagina wordt door onze servers geleverd: ze tonen komt neer op ons bezoeken, en onze host ziet dan uw IP-adres en het domein van de site die ze toont. Er wordt geen enkel cookie geplaatst, er wordt niets gemeten, en de pagina toont alleen de certificateurs die aan dat agentschap gekoppeld zijn — nooit een gids.

De overheden

Wij bezorgen alleen gegevens aan een overheid op een verzoek dat ons daartoe wettelijk verplicht, en wij beperken ons tot wat dat verzoek draagt.

Deze sectie betreft u alleen als u certificateur bent en uw Google-agenda aan Certilio koppelt, via Instellingen › Agenda. De koppeling is facultatief: zonder koppeling werkt Certilio op dezelfde manier, en blijven uw afspraken in Certilio.

De toegang die Certilio aan Google vraagt

• Uw beschikbaarheid bekijken (calendar.freebusy): de momenten waarop u bezet bent, zonder inhoud.
• Afspraken aanmaken, wijzigen en verwijderen in de agenda's die u bezit (calendar.events.owned): Certilio gebruikt dit alleen voor uw afspraken die in Certilio zijn vastgelegd.
• Uw Google-e-mailadres (openid, email): om te tonen welk account gekoppeld is.

Niets anders. Als de verleende toegang niet precies deze is, bijvoorbeeld omdat een toestemming werd uitgevinkt, gebruikt Certilio de koppeling niet en vraagt het u ze opnieuw te maken.

Wat Certilio leest

Alleen uw bezette momenten in uw hoofdagenda: het begin en het einde van elk moment, over de week die in uw Certilio-agenda getoond wordt of over de periode waarin Certilio u tijdstippen voorstelt. Ze worden gelezen wanneer het scherm ze nodig heeft en worden nooit opgeslagen. Certilio leest geen enkele van uw afspraken: geen titel, geen beschrijving, geen deelnemers, geen locatie.

Wat Certilio schrijft

Elke afspraak die in Certilio is vastgelegd en aan u is toegewezen, een bezoek of een blok dat u zelf plaatst, wordt in uw hoofdagenda gezet. Ze wordt bijgewerkt wanneer u het tijdstip in Certilio wijzigt, en een blok dat u in Certilio verwijdert, wordt uit uw agenda gehaald. De verzonden velden zijn:

• de titel: het type certificaat en het adres van het pand, of de naam van het blok;
• de beschrijving: de referentie van de opdracht, de naam en het telefoonnummer van de contactpersoon van het bezoek, en de link naar het bezoek in Certilio;
• de locatie: het adres van het pand;
• het begin en het einde, in de tijdzone van Brussel;
• de bron: « Certilio » en het adres van de site.

Wat Certilio bewaart

• Het e-mailadres van het gekoppelde Google-account.
• De toegangstokens die Google aflevert, versleuteld (AES-256-GCM) voordat ze worden opgeslagen en alleen leesbaar voor onze servers, nooit voor uw browser.
• De lijst van verleende toegang, de datum van de koppeling en die van de laatste synchronisatie.
• Bij een fout, een code (bijvoorbeeld « toegang verlopen » of « Google onbeschikbaar ») en de technische status die Google teruggeeft, nooit de inhoud van het antwoord.
• Voor elke ingeschreven afspraak, de identificatie van de afspraak die bij Google werd aangemaakt, om ze te kunnen bijwerken.

Waarvoor deze gegevens dienen, en waarvoor nooit

De gegevens die uit de Google-API's worden ontvangen, dienen uitsluitend voor deze synchronisatie: uw bezette momenten tonen in uw Certilio-week, u geen tijdstip voorstellen op een moment dat al bezet is, en uw Certilio-afspraken in uw agenda zetten. Ze worden:

• niet verkocht;
• aan niemand doorgegeven, behalve aan de technische dienstverleners die voor deze functie nodig zijn, de hosting van de databank en van de servers die hierboven worden genoemd, of om aan een wettelijke verplichting te voldoen;
• niet gebruikt voor reclame, profilering of prospectie;
• niet gebruikt om modellen voor artificiële intelligentie of machinaal leren te trainen of te verbeteren;
• niet opgenomen in de prijsbarometer, de statistieken, de logboeken of de foutrapporten;
• niet gelezen door een mens, behalve met uw uitdrukkelijke toestemming, om een veiligheidsreden of om aan een wettelijke verplichting te voldoen.

Het gebruik en de overdracht naar een andere applicatie van informatie die uit de Google-API's wordt ontvangen, voldoen aan het Beleid voor gebruikersgegevens van Google API-services, inclusief de vereisten voor Beperkt gebruik.

Uw agenda loskoppelen

1. In Certilio: Instellingen › Agenda › « Loskoppelen ». Certilio trekt zijn toegang bij Google onmiddellijk in, wist daarna de tokens, het e-mailadres, de lijst van toegang en de staat van de koppeling, en vergeet de identificaties van de afspraken die het had aangemaakt.
2. Of via Google, op myaccount.google.com/permissions: trek de toegang van Certilio in. Certilio kan dan niets meer lezen of schrijven. De gegevens die het bewaart, blijven echter opgeslagen tot u de agenda in Certilio loskoppelt, wat ze dezelfde dag wist.

Het verwijderen van uw account, en het sluiten van de organisatie van waaruit u de agenda koppelde, trekken de toegang bij Google op dezelfde manier in voordat deze gegevens dezelfde dag worden gewist. De afspraken die al ingeschreven zijn, blijven in uw Google-agenda: ze behoren u toe, en u kunt ze zelf verwijderen.

De export van uw persoonsgegevens bevat, voor de agenda, de naam van de dienst (Google), het e-mailadres van het gekoppelde account en de datum van de koppeling. Geen tokens, geen bezette momenten.

De databank en de authenticatie worden door Supabase gehost op een project in Parijs, in Frankrijk. Dat is het enige punt van lokalisatie dat wij met zekerheid kunnen vaststellen.

Wij kunnen vandaag niet beweren dat geen enkel gegeven de Europese Unie verlaat. Voor de opslag van de documenten, het versturen van de e-mails, de betaling van het abonnement en de opvolging van de fouten hangt de lokalisatie af van de accountinstellingen bij die dienstverleners, en niets in onze code legt ze op of controleert ze. Wij schrijven dat liever dan het omgekeerde te beloven. Leest u elders op deze site een ruimere formulering, dan geldt deze hier, en is de andere te corrigeren.

Een doorgifte buiten de Unie kan alleen steunen op een van de mechanismen van hoofdstuk V van de AVG, in de praktijk de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie. Dit document zal het gekozen mechanisme voor elke dienstverlener noemen zodra elk van hen een voor een is nagekeken. Zolang deze zin er staat, is die controle niet afgerond.

U kunt ons vragen hoever die controle staat, en voor welke dienstverlener, op bonjour@certilio.be.

De bewaartermijnen hieronder zijn die welke het platform werkelijk toepast, geen intenties.

Een dossier verwijderen wist het niet op slag. Het pand, de opdracht, de offerte of het bericht belandt in de prullenmand samen met de documenten die eraan hangen, en alles komt samen terug als u het binnen dertig dagen terugzet. Na die termijn wist de nachtelijke opschoning de bestanden uit de opslag, en daarna de rijen. De facturen zijn de enige uitzondering: geen enkele verwijdering neemt ze mee.

Vijf bewaartermijnen ontbreken, en wij zeggen dat liever dan ze te verzinnen. Het logboek van de gevoelige handelingen, de tellers tegen misbruik, de opleidingsklassen, de behandelde verwijderingsaanvragen en de niet-bevestigde inschrijvingen op de wachtlijst kennen tot vandaag geen enkele automatische opschoning: de termijn die werkelijk vast te stellen valt, is onbepaald. Die rijen dragen de identificator van een auteur, een handeling en een datum voor het eerste; een teller en een onomkeerbare afdruk voor de tweede; een naam en een instelling voor de derde; een e-mailadres voor de laatste twee. Het logboek heeft één nuance, en het is de enige: zijn rij blijft, maar ze wijst niemand meer aan zodra die persoon haar account verwijderd heeft, en de pseudonieme verwijzing die overblijft, verdwijnt vierentwintig maanden na dat vertrek. Schrijf ons om te weten wat die rijen over u dragen, of om ze te laten wissen.

U beschikt over de rechten van de artikelen 15 tot 22 van de AVG. Wij antwoorden binnen de maand, kosteloos. Die termijn kan met twee maanden verlengd worden als het verzoek complex is, en dan zeggen wij u dat in de eerste maand. Wij kunnen u vragen zich te identificeren als er redelijke twijfel blijft, maar niet uit principe om een kopie van uw identiteitskaart.

Wij schrijven hier geen knop op die niet bestaat. Wie een account heeft, vindt de persoonlijke export en het verwijderen van zijn account in « Instellingen › Gegevens en AVG » aan de kant van de certificateur, in « Instellingen › Account » aan de kant van het agentschap. De export van de portefeuille van de organisatie bestaat alleen aan de kant van de certificateur en antwoordt « toegang geweigerd » aan wie geen eigenaar is: een agentschap dat ze wil, schrijft ons. En voor wie geen account heeft — een particulier, een bewoner, iemand die voor een bezoek opgeroepen is — blijft de echte weg een e-mailadres en een antwoord binnen de maand. Dat is minder comfortabel dan een knop, en het is wat waar is.

Vertrekken, sluiten, uitschrijven: vier handelingen die niet door elkaar mogen lopen

Wat het verwijderen van uw account wist, en wat er blijft

Wat met u meegaat, gaat dezelfde dag: uw fiche, uw lidmaatschappen, uw meldingen en uw voorkeuren, uw beschikbaarheden, uw gekoppelde agenda's. Bent u certificateur en staat de publieke pagina op uw naam, dan wordt ze gedepubliceerd vóór de verwijdering, zodat ze niet langer de naam toont van iemand die net om wissing gevraagd heeft.

Wat blijft, zijn de dossiers. De opdrachten, de panden, de notities, de certificaten en de bezoekverslagen horen bij de organisatie, niet bij u: ze overleven uw vertrek, en alleen hun toewijzing wordt leeggemaakt — de opdracht draagt uw naam niet meer. Dat is wat een persoon toelaat te vertrekken zonder de portefeuille van haar werkgever mee te nemen, en die werkgever toelaat zijn klanten te blijven bedienen. Een eigenaar die zijn organisatie net gesloten heeft, wordt niet langer door de regel van de laatste eigenaar tegengehouden: hij kan zijn persoonsgegevens meteen daarna verwijderen.

Eén ding blijft na het verwijderen van een account, en wij noemen het liever. De logboeken houden een pseudonieme verwijzing naar uw oude identificator bij. Ze draagt uw naam noch uw adres, ze hangt nergens aan vast en wijst niemand meer aan. Ze dient één ding: uw vroegere organisatie laten vaststellen dat veertig handelingen van dezelfde hand komen, wat ze moet kunnen om een klant te antwoorden die een certificaat betwist. De nachtelijke opschoning maakt ze leeg vierentwintig maanden na uw vertrek. De documenten die u hebt neergelegd, volgen u niet: ze horen bij de dossiers van de organisatie en verdwijnen samen met hen. Schrijf ons voor de wissing van een bepaald document.

Zijn uw gegevens door een certificateur of een agentschap in een dossier ingevoerd, dan hoort uw verzoek bij hen thuis en niet bij ons. Wij antwoorden niet in hun plaats: wij zeggen u wie de verantwoordelijke is, wij bezorgen hem onverwijld uw verzoek, en wij staan hem bij om te antwoorden, zoals wij ons daartoe verbinden in de verwerkersovereenkomst.

Meent u dat Certilio uw gegevens in strijd met de AVG verwerkt, dan kunt u een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, contact@apd-gba.be, +32 2 274 48 00.

Woont of werkt u in een andere lidstaat, dan kunt u zich ook tot de toezichthoudende autoriteit van dat land wenden.

Ons eerst schrijven is niet verplicht en doet u geen enkele termijn verliezen. U behoudt daarnaast het recht om naar de rechter te stappen.

Certilio neemt geen enkele beslissing met rechtsgevolgen voor u, of die u op vergelijkbare wijze in aanmerkelijke mate treft, uitsluitend op grond van een geautomatiseerde verwerking in de zin van artikel 22 van de AVG. Er is geen score, geen profilering en geen automatische selectie van een beroepsbeoefenaar.

Twee automatismen leveren toch een zichtbaar resultaat op, en verdienen het genoemd te worden:

• De lijst van de certificaten die een pand nodig heeft, wordt uit zijn kenmerken afgeleid. Ze wordt met de hand aangevuld en verbeterd, en ze beslist niets in uw plaats.
• Zolang het opgegeven erkenningsnummer niet overeenkomt met de naam die het SPW-register publiceert, kan de publieke pagina van de certificateur niet gepubliceerd worden. Het account zelf blijft open en bruikbaar. Het resultaat corrigeert u door de opgegeven naam of het opgegeven nummer te verbeteren, en door ons te schrijven als het register achterloopt op uw situatie.

De maatregelen hieronder staan in de code, niet in een brochure. Geen enkele maakt een systeem onschendbaar, en wij schrijven hier alleen wat wij kunnen tonen.

• Elke tabel van de databank draagt een beveiligingsregel op het niveau van de rij. Ze beslist op basis van de sessie van de aangemelde persoon: zij waarborgt dat een scherm nooit meer teruggeeft dan wat de oproeper mag zien, ook bij de export van uw eigen gegevens.
• Die regel heeft één uitzondering, en ze wordt beter genoemd dan verzwegen. Wat draait zonder iemand erachter — de programmeerinterface die met een sleutel wordt opgeroepen, de geplande taken, de inkomende oproepen van onze dienstverleners, de pagina's die met een link met token worden geopend — heeft geen sessie, dus kan de databank er niets over beslissen. Die wegen gebruiken een dienstsleutel die eromheen gaat, en de afscherming gebeurt er door de code, in een veertigtal bestanden die allemaal langs één ingangspunt passeren. Het is een bewuste afwijking, geen vergetelheid: met een aangemelde sessie beslist de databank; zonder sessie beslist de code, en ze is zo geschreven dat ze de oproepende organisatie niet kan vergeten.
• De downloadlinks van een document zijn ondertekend en verlopen na vijftien minuten. De interne links om iets neer te leggen verlopen na vijf minuten.
• De toegangssleutels tot de programmeerinterface worden nooit opgeslagen: alleen een onomkeerbare afdruk wordt bewaard, en de vergelijking gebeurt in constante tijd.
• De aanmeldgegevens voor een makelaarssoftware zijn versleuteld in AES-256-GCM. Zonder de sleutel weigert het systeem te werken in plaats van op leesbare tekst terug te vallen.
• De inkomende oproepen van onze dienstverleners worden op handtekening geverifieerd voor ze verwerkt worden, met een korte tijdstolerantie tegen herhaling.
• De foutrapporten passeren drie filters voor ze vertrekken: op veldnaam, op vorm van de waarde — e-mailadres, IBAN, ondernemingsnummer, rijksregisternummer, telefoon, token — en op URL-pad, waarbij het token van een adres van een traject zonder account integraal vervangen wordt. De verzoekheaders volgen een witte lijst: uw IP-adres, uw cookies en uw autorisatieheader staan er niet in.
• Een wachtwoord wijzigen vraagt het oude in te voeren. Een open sessie bewijst dat iemand ooit binnengeraakt is, niet dat hij vandaag de juiste persoon is.

Doet zich een inbreuk in verband met persoonsgegevens voor die een hoog risico voor uw rechten kan opleveren, dan brengen wij u daarvan op de hoogte, en melden wij ze binnen 72 uur aan de Gegevensbeschermingsautoriteit, zoals de artikelen 33 en 34 van de AVG vereisen.

De gevoelige gegevens

Certilio vraagt op geen enkel ogenblik gezondheidsgegevens, politieke opvattingen, religieuze overtuigingen, lidmaatschap van een vakbond, gegevens over het seksuele leven, biometrische gegevens of een rijksregisternummer. Geen van die categorieën bestaat in ons gegevensmodel.

Toch staan verschillende velden vrij: een commentaar bij een levering, een notitie bij een reeks opdrachten, een bestand dat om het even welke betrokken partij neerlegt. Niets controleert daar de inhoud, en wij kunnen dus niet waarborgen dat er geen gevoelig gegeven in staat. Zet ze er niet in. Vinden wij er, dan verwijderen wij ze en verwittigen wij wie ze heeft neergelegd.

De minderjarigen

Certilio is een beroepsmatig gereedschap en richt zich niet tot minderjarigen. Er is geen leeftijdscontrole, omdat geen enkel traject van het product veronderstelt dat het zich tot een minderjarige richt. Stelt u vast dat een minderjarige een account heeft geopend, schrijf ons en wij sluiten het.

De datum bovenaan de pagina is die van de versie die u leest. Wij werken dit document bij bij elke wijziging van het product die een gegeven, een termijn, een ontvanger of een recht raakt — en voor die wijziging, niet erna.

Een wezenlijke wijziging wordt per e-mail aangekondigd aan de accounthouders. De andere documenten om hiernaast te lezen zijn de algemene voorwaarden, het cookiebeleid, de verwerkersovereenkomst en de wettelijke vermeldingen.